防疫隔离，远程工作怎么才能高效运转？看厚通咨询专家怎么说

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疫情之下,众多企业在“在线办公,远程协同”的理念指导下积极探索办公新模式,弹性工作制、居家办公等热词层出不跌,“远程办公”再一次被推上了时代的风口浪尖。对于很多人来说,远程办公仍然是一个陌生的概念,但是在科技发展高速流通的时代大背景下,“以脑力和创意为主的工作,已经有足够的方法论和基础设施,让远程工作的效率不比传统模式差,有时候甚至能有更好的产出。”选择合适的远程办公方法,往往会让企业任务的开展事半功倍。

远程办公,无可置否,对国家疫情攻坚战的成功至关重要。有效的自我隔离不仅可以防止疫情的传播,而且在更大程度上,远程办公意味着我们在家也可以帮助经济复苏,企业也好,个人也罢,我们每个人其实都在以自己的微薄之力为战胜疫情而做出贡献。

但远程办公,并不像是字面上那么简单。管理沟通效率的下降、文件协作的困难增加、面对面沟通交流机会的缺失…甚至于如何调控团队气氛、验收工作成果,乃至做好疫情期间员工健康的管理都是我们作为企业HR必须要思考的问题。因此,远程办公的成功,除了以高效为关键词,解决及时性、方便性、安全性等需求也是必不可少的。

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对于员工而言,要想提高远程办公效率,保持日常工作仪式感是前提。无论是企业主还是普通员工,远程办公其实就是真正的办公。很多人认为穿着睡衣很舒服,甚至于穿着睡衣吃完早饭,带着电脑回到床上,就开始了远程办公的新一天生涯。但这样的状态会让我们特别容易分神,进入不了工作状态。

准时起床,穿戴整齐,换上正常的工作着装是一种仪式感,这会让我们进入正常的工作状态,提高协同效率。

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远程办公一定要选好办公的位置,坚决抵制在休息区域办公。办公有办公的场所,休息有休息的场所,我们一定要把两个位置区分开来。如果家中有书房,那么书房是我们最佳的工作场所。早上从卧室起床,穿戴整齐,准备好工作资料,带着平时上班背的包走进书房就意味着我们一天工作的开始。在家中,书房的环境是最接近我们的办公室的,它意味着我们要以“严肃认真”的态度对待工作。居家办公之时,很多人喜欢躺在床上拿着笔记本办公。但实际上,卧室的氛围更符合我们对休息场所的定义,这不仅会在潜意识里暗示我们“应该休息了”,更严重的是,长期以往,这样的姿势还会对我们脊椎造成损害。我们没有被肺炎病毒击垮,却被不正确的远程办公姿态压弯了脊梁。

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远程办公需要保证正常的上班时间, 在工作与休息之中划分明确的界限。在公司上班之时,准时打卡意味着工作时间的开始、休息时间的结束。居家远程办公,没有HR的监管,没有管理人员的督促,这对我们的工作自觉性与专注性都提出了极大的挑战。在远程办公的无人监管模式下,很多没有自控力的人每天睡到十点起床是常态,甚至于工作着工作着就躺到了沙发上小憩一会儿,造成了“工作五分钟,休息一小时”的工作新时间。

远程办公实际上没有改变我们的工作时间段,它只是让我们的工作地点从公司转移到了家,仅此而已。清晰的区分工作与休息时间,不仅可以让工作更高效,而且可以有利于劳逸结合。正常的工作时间是我们高效工作、协同合作的前提。规范远程办公时间,准时打卡上班、打卡下班也是增加员工凝聚力的一剂良药。

在家办公的状态下,专注力很容易收到影响,我们很有可能拿起手机刷刷新闻就脱离了原有的工作状态。因此,我们可以借助一些简单的手机软件来限定自己的工作时间。我们可以利用番茄钟、forest种树软件,以半小时或是一小时为一个工作时间单位,把手机调成静音模式,在这个时间段内专心工作。时间一到,可以适时的给自己十分钟喝水、休息,短暂的放松之后,再进入新一轮的工作环节。

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远程办公的最大挑战就是管理与沟通效率的下降,无法与其他人进行面对面的交流很有可能导致信息传递的不畅。无论是企业主与员工之间的沟通,亦或是员工与员工之间的沟通,基层与管理层的对接都存在着信息变质或信息错误的问题,这不仅对员工的工作效率有着恶劣的影响,也在极大程度上威胁着企业绩效,对企业的日常管理提出了挑战。与此同时,沟通中信息量的大量缺失也对任务指令的精确性提出了极高的要求。

(1)因此,在远程办公的工作新模式下,对于企业来说,在布置任务的时候,势必要明确彼此的目标与责任。任务分配的时候,我们不仅要明确任务的目的,还要对任务进行的精准的描述,完成的时限,任务成员的构成都要精确到点,精确到个人。除此之外,任务负责人要根据任务的时限,合理评估员工的完成时间,并且跟进任务执行过程中的问题,紧抓执行结果。

(2)为了任务的有序开展,我们还可以建立部门协作群。日常上班过程中,我们可以面对面的与其他同事进行沟通交流,当面传递文件、商讨任务解决措施,但是在远程办公的情况下,我们所面对的只是书房安静的墙壁,及时而又准确的线上沟通在此刻发挥着至关重要的作用。在工作时间里,任务负责人或是部门经理可以在群里发布任务,及时监控任务完成进度与任务开展情况,成员也可以就任务执行过程中的问题与团队成员进行线上交流,增强工作效率。

(3)与此同时,我们还需要明确每日的任务沟通时间,建立固定的沟通机制。远程办公的最大缺点就是无法保证沟通的有效性与及时性,看不见彼此的状态势必会增加沟通的困难,不及时回复消息也成了工作的一大难题。因此,作为HR,我们务必要明确每一项任务的完成时间。例如,我们可以规定,十分钟之内回复群消息,或是给某项任务明确完成时间。除此之外,企业内部还可以采取一些固定的沟通机制。远程早会、晚会制度等不仅有利于工作的顺利开展,而且可以让团队的领导者把握工作进度,及时进行工作内容的调整。早会与晚会内容还可以酌情进行政务公开,方便企业内部的协作。

工欲善其事,必先利其器。选择合适的远程协作工具会让工作的开展事半功倍。在这里,有几个合适的软件可以供企业参考。

对于及时类通讯工具而言,我们可以利用微信来进行日常的及时跨部门沟通、主持网络会议;

我们还可以利用钉钉来进行每日打开、晚间复盘网络会议。

对于文档协作而言,石墨文档与腾讯文档都支持多人同时修改文档,解决了部门集体方案的协作与修改。

在项目管理层面,我们还可以利用Teambition软件,建立一个项目,不同部门的每个员工都可以围绕这个项目的进行进度的整理,内容汇报,共享彼此文件,减少了部门之间信息不对称或者信息传递不及时的情况。

疫情之下,远程办公,需要你与我的携手并进。

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