远程办公，有了协同工具就万事大吉吗？

2月中旬,即使新冠肺炎疫情仍在蔓延,企业依然选择了复工。多数企业选择在家办公,逐步恢复业务。

猝不及防的黑天鹅事件,让众多企业的管理问题在远程环境下暴露无遗——只重结果、不重过程;粗放管理、缺乏沟通;组织僵化、效率低下……要度过难关,企业不止要聚焦业务、市场和现金流,也应借机优化内部管理、提升组织凝聚力。

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尝试了一周的远程办公的企业,应该会有感受,要想有效运转可不单纯是个协同工具的问题。

——如何与员工沟通协商,有效传递目标?——如何安抚员工情绪,引导员工行为?

——如何即时激励和反馈,激发员工动力?——如何在见不到人的情况下,营造互助互信的组织氛围?

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这些问题应该是解决了远程协同工具之后,企业马上就要面对的。厚通咨询结合自主研发的积分管理解决方案——微认可,为还在焦虑中摸索的企业,分享非常时期的管理之策,希望能帮助企业提高效率、鼓舞士气、凝聚人心。

有效传导目标

为了构建员工的信心和意志力,管理者首先应该澄清企业目前总体经营情况和具体目标,让员工有方向感。通过积分方案的设置,让员工能够看到具体的工作目标,从而看到公司的战略导向,看到自身对于大局的价值贡献。

个人任务积分

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同时,传统的工作时间思维应转变为产出思维,管理者关注重点应从时间投入转变为目标完成情况。针对远程办公对工作效率造成的天然损失,应该制定完备的工作流程,将目标进一步细化到部门、团队、个人,明确各项任务的标准、关键里程碑、工作计划、截止日期、所需支持与预期成果。

任务达成分

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及时绩效反馈

远程办公时,传统的现场管理方式失效,要求企业改变过去月度、季度甚至年度的绩效考核与激励方式,改为短周期、即时化的评价与激励。积分制管理的日度累计模式,以实际工作的完成为评价节点,大幅缩短了价值认定和绩效兑现周期。

任务反馈页

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员工积分结果的动态呈现,反应了实际的工作过程和工作状态,更有利于企业对员工绩效进行过程控制,及时关注和改善。不止如此,通过积分的线上平台,管理者和员工都可以随时查询积分明细和排名情况,感受到他人对于自身工作的支持,增加管理的透明度,也提高了员工对管理者的信任。

积分统计页

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引导员工行为

通过“奖扣分”方式引导员工行为,相对于直接与金钱挂钩,巧妙转移了员工的注意力。尤其是设置减分项相比直接扣钱,减少了员工的抵触情绪,员工更能够接受,也有助于缓和管理者与被管理者之间的紧张关系。比如,远程办公期间应重点引导员工模拟真实办公状态,要求员工严格按照打卡时间远程打卡,定期复盘工作完成情况,组织线上业务与工作经验分享等等。同时,通过设置奖扣分方案,可以提前明确规则,减少组织与员工反复博弈的成本消耗。

行为规范分

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激发员工动力

危机时期,管理者要动员全体员工关注市场和核心用户,观察商机,为市场恢复做准备。这时特别要改变自上而下的权威式管理,对员工充分授权,激发他们内在动力。比如,鼓励员工对于公司的重大决策参与意见,提升主人翁意识;鼓励员工尽可能完整地负责某项工作的全过程,提升工作成就感;鼓励员工通过完成任务来学习新的技能,提升成长空间……由此,员工的组织承诺水平大幅增加,这些积极的行为通过积分认可的再次强化,内化为充满活力的组织文化。

文化建设分

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提升员工参与感

尤其是在众多企业选择远程办公的当下,员工缺少与同事或其他人接触的机会,同事之间、上下级之间的关系愈发趋于疏远,更应该营造全员互动的社交体验,提高员工的参与感与归属感。

打赏点赞功能

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互信互助的组织氛围

危机,特别是像疫情这样的突发打击,是领导者构建信任和利他氛围的好时机。应注重荣誉激励,对典型标杆和突出事迹给予一定表彰,为员工树立榜样,强化使命与责任,用仪式感来强化组织内部的价值认同。

团队表彰

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同时,领导者在危机时刻展现出的坦诚、真实和对员工的点滴关注,是日后管理层和员工之间信任的坚实基础。

总裁表彰

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疫情是一时的,企业经营是长期的,不论外部环境如何变化,工作流程、组织信任与企业文化,始终是企业应对外部不确定性的关键。希望经此一役,大家能迎来持续成长与发展。

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